Świadectwo pracy

Świadectwo pracy jest dokumentem, zawierającym szczegółowy przebieg zatrudnienia pracownika w ramach umowy o pracę, u pracodawcy. Pracodawca ma obowiązek wydać świadectwo pracy pracownikowi w dniu ustania stosunku pracy, najpóźniej do 7 dni, po definitywnym ustaniu zatrudnienia. Pracodawca nie może uzależnić wydania pracownikowi świadectwa pracy od przedłożenia, przez pracownika, wniosku o wydanie świadectwa pracy. Obowiązek wydania świadectwa pracy, w wyniku ustaniu stosunku pracy, wynika z mocy prawa. Świadectwo pracy nie jest listem referencyjnym, w którym pracodawca poleca pracownika innym, potencjalnym pracodawcom.

Czy wiesz, że...

Niniejszy dokument jest zgodny z nowelizacją, która weszła w życie 26 kwietnia 2023 r., wdrażającą dyrektywę unijną 2019/1158 "work life balance".

Sposób rozwiązania umowy o pracę:

Jednym z najistotniejszych elementów świadectwa pracy jest wskazanie trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy. Z treści załącznika do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie świadectwa pracy z dnia 30 grudnia 2016 r. wynika, że pracodawca powinien wpisać tryb i podstawę prawną rozwiązania stosunku pracy lub podstawę wygaśnięcia stosunku pracy. Z kolei z zamieszczonego w tym załączniku pouczenia wynika, że pracodawca powinien podać jeden z trybów rozwiązania stosunku pracy, określonych w: art. 231 § 4 lub 5, w art. 30 § 1, w art. 48 § 2, w art. 683, w art. 201 § 2 Kodeksu Pracy. W przypadku rozwiązania stosunku pracy za wypowiedzeniem lub bez wypowiedzenia w trybie art. 30 § 1 Kodeksu Pracy dodatkowo należy wskazać stronę stosunku pracy, składającą oświadczenie woli w tej sprawie.

Sposoby rozwiązania umowy o pracę:

Jednym ze sposobów rozwiązania umowy o pracę jest jej wypowiedzenie przez pracownika albo wypowiedzenie przez pracodawcę.
Strony mogą rozwiązać umowę o pracę w trybie polubownym, tj. w ramach porozumienia stron.
Inne sposoby rozwiązania umowy o pracę to natychmiastowe rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia przez pracodawcę lub natychmiastowe rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia przez pracownika.
Szczegółowe informacje na temat rozwiązania umowy o pracę przez pracownika można znaleźć w przewodniku prawnym na temat: "Jak zakończyć umowę o pracę z pracodawcą?".

W świadectwie pracy nie uzasadniania się przyczyny zastosowania danego trybu rozwiązania umowy. Wyjątek w tym zakresie stanowi rozwiązanie umowy o pracę w trybie wypowiedzenia lub porozumienia stron z przyczyn niedotyczących pracownika. Informacje te mają bowiem wpływ na powstanie szczególnych uprawnień pracowniczych w zakresie świadczeń dla osób bezrobotnych i z ubezpieczenia społecznego. Na mocy porozumienia stron albo za wypowiedzeniem z przyczyn niedotyczących pracownika, pracodawca wskazuje art. 1 albo art. 10 ustawy z dnia 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników.

Jak korzystać z dokumentu?

Świadectwo pracy zawiera, w szczególności:

• nazwę pracodawcy, jego siedzibę lub miejsca zamieszkania, numer REGON-PKD lub NIP;
• imię oraz nazwisko pracownika;
• informację o okresie zatrudnienia;
• informację o sposobie ustania stosunku pracy – tryb rozwiązania umowy o pracę lub okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy;
• inne informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień, z tytułu ubezpieczeń społecznych (w tym emerytalnych), w szczególności: liczbie dni urlopu wypoczynkowego, urlopu bezpłatnego, wykorzystaniu urlopu ojcowskiego, rodzicielskiego, wychowawczego;
• podpis pracodawcy,
• pouczenie pracownika o możliwości zaskarżenia, świadectwa pracy, do sądu pracy.

Świadectwo pracy jest wydane przez osobę upoważnioną, w zakładzie pracy, do zajmowania się sprawami pracowniczymi.

Sprostowanie błędów:

Od 7 września 2019 r. błędy popełnione przez pracodawcę na przekazanym pracownikowi świadectwie pracy (np. dotyczące urlopu wypoczynkowego) są obowiązkowo poprawiane przez pracodawcę, na wniosek pracownika, wniesionym w terminie 14 dni od dnia jego otrzymania.

W przypadku odmowy poprawy świadectwa pracy, pracownik może wystąpić z żądaniem jego sprostowania do sądu pracy, w ciągu 14 dni od dnia uzyskania odmowy. W przypadku niezawiadomienia, przez pracodawcę, o odmowie sprostowania świadectwa pracy, pracownik również może wystąpić do sądu pracy, z żądaniem jego sprostowania.

Czy wiesz, że...

Sankcje: Brak wydania pracownikowi świadectwa pracy przez pracodawcę podlega grzywnie od 1 000 zł do 30 000 zł.

Informacja o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej:

1 stycznia 2019 r. weszła w życie nowelizacja Kodeksu Pracy, która przewiduje, że wraz ze świadectwem pracy, pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi również:

• informację o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej;
• informację o możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej, do końca miesiąca kalendarzowego, następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej;
• informację o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej, w przypadku nieodebrania przez pracownika dokumentacji pracowniczej.

Najważniejszą, z wprowadzanych zmian, jest skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracownika z 50 do 10 lat, po okresie zatrudnienia (dotyczy pracowników zatrudnionych po dniu 1 stycznia 2019 r.).

Dokumentacja pracowników, którzy zawarli umowy o pracę przed 1999 r. będzie w dalszym ciągu przechowywana przez okres 50 lat. Natomiast w stosunku do pracowników zatrudnionych po raz pierwszy przez pracodawcę po dniu 31 grudnia 1998 r., a przed dniem 1 stycznia 2019 r., pracodawca, co do zasady będzie przechowywać dokumentację przez okres 50 lat, chyba że złoży oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych do ZUS, za wszystkie osoby, zgłoszone do ubezpieczeń społecznych w tym okresie. Wówczas okres przechowywania dokumentacji ulegnie skróceniu do lat 10.

Podstawa prawna:

Obowiązek wydania świadectwa pracy przez pracodawcę wynika z art. 97 Kodeksu Pracy, a sankcja za jego niewydanie jest przewidziana w art. 282 par. 1 ust. 3 Kodeksu Pracy.

Obowiązek wydania informacji dotyczących przechowywania i możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej, a także jej zniszczenia wynika z art. 94⁶ Kodeksu Pracy.

Treść świadectwa pracy, tryb wydawania oraz prostowania, poza przepisami Kodeksu Pracy, reguluje rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy (tj. Dz.U. z 2020 r. poz. 1862, ze zm.).

Jak edytować wzór:

Wypełnij formularz. Dokument jest redagowany na Twoich oczach w miarę podawania odpowiedzi.

Po zakończeniu, otrzymujesz go w formacie Word i PDF. Możesz go edytować i wykorzystać ponownie.